Pendahuluan
Seiring berkembangnya teknologi yang
semakin pesat, persaingan bisnis pun semakin ketat. Banyak para pelaku bisnis
yang tersingkirkan dari usaha – usaha yang telah digelutinya sekian lama. Banyak
sekali ragam penyebab terjadinya persaingan tersebut. Mulai dari manajemennya
yang kurang baik, teknologi yang kurang inovatif, sumber daya manusia yang
kurang bermutu dan lain sebagainya yang kurang memadai dalam menunjang kemajuan
bisnis. Hal ini membuat para pelaku bisnis berfikir dua kali untuk mencari
peluang usaha baru, yang bisa diandalkan. Dari kejadian tersebut banyak sekali
yang harus dipertimbangkan dalam memulai sebuah usaha baru. Hal utama yang
harus dipertimbangkan dalam memulai sebuah usaha adalah pengelolaan usaha dari
segi keuangannya, produksi, pemasaran, dan sumber daya manusianya. Kemudian
setelah itu penerapan konsep manajemen usaha tersebut. Karena fungsi dari
manajemen itu sendiri membuat para pengusaha dapat mengatur, membimbing dan
memimpin semua orang yang menjadi pembantunya. Sehingga usaha yang sedang
digarap dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Apapun usaha baru yang akan dibuat, dalam
penerapannya ketika dikelola dengan sebuah konsep manjemen yang baik maka
hasilnya pun akan mempunyai arah dan tujuan. Sebab konsep manajemen itu sendiri
sangat fleksibel, karena dapat menyesuaikan diri dengan berbagai situasi dan
kondisi yang sedang dihadapi. Maka dari itu penulis mencoba untuk memberikan
sebuah contoh sederhana, penerapan ilmu manajemen dalam sebuah tindakan nyata.
Walaupun banyak sekali usaha – usaha yang sedang gencar – gencarnya digeluti
oleh para pelaku bisnis, mulai usaha kecil – kecilan sampai usaha dengan modal
yang sangat besar. Maka penulis mengambil contoh penerapan manajemen dalam
memulai sebuah usaha fotocopy. Karena penulis melihat usaha fotocopy akhir –
akhir ini mengalami peningkatan yang signifikan, baik dari jumlahnya yang
bertambah sampai ragam usahanya yang dikembangkan menjadi TOSERBA (Toko serba
ada) yang penggunaan mesin fotocopy disana hanya sebagai pelengkap saja.
Pengelolaan dasar usaha fotocopy
Usaha fotocopy yang banyak ditemui
disekitar kita, sangatlah beraneka ragam sehingga membuat para pengelola harus
berfikir panjang untuk menyiasati konsep pengelolaan yang baik. Dilihat dari
segi pengelolaannya, maka terdapat 4 hal utama yang harus disiasati
pengelolaannya:
1.
Keuangan
Dalam hal ini keuangan memegang peranan
penting dalam memulai sebuah usaha, karena usaha apapun yang akan dijalankan
tanpa modal takkan pernah terwujud. Tapi hal yang lebih penting lagi adalah
pengelolaan keuangan yang baik. Pengelolaan keuangan yang baik, sangatlah
penting untuk mencapai keuntungan atau laba yang diharapkan. Pada dasarnya
kondisi keuangan yang baik adalah, dimana pendapatan lebih besar dari pada
pengeluaran. Karena jika pendapatan lebih kecil dari pengeluaran maka yang
terjadi adalah rugi. Dan yang kedua adalah menyiasati pengeluaran – pengeluaran
yang tak terduga serperti halnya mesin fotocopy rusak tiba – tiba sehingga
memerlukan perbaikan dengan dana yang lumayan jika harus diperbaiki ditempat
servis, untuk menyiasatinya perlu diperhatikan kondisi mesin fotocopy dan tidak
lupa untuk menyediakan peralatan – peralatan sparepart mesin fotocopy yang
berguna untuk perbaikan.
2.
Produksi
Proses produksi dalam sebuah usaha
mempunyai peranan sebagai penghasil keuntungan. Karena hasil dari sebuah
produksi merupakan produk yang akan dijual untuk mencapai hasil yang diharapkan
yaitu berupa pendapatan. Proses produksi yang baik menghasilkan produk yang
baik pula. Sehingga konsumen merasa terpuaskan dan dapat menarik kembali minat
konsumen untuk menggunakannya lagi. Terlebih lagi dalam sebuah usaha fotocopy.
Jika kita memberikan hasil produksi yang baik serta bahan – bahan seperti
kertas yang berkualitas maka konsumen pun akan terpuaskan dan akan kembali atau
dengan kata lain menjadi pelanggan tetap. Serta tidak lupa hal yang paling
penting untuk disiasati adalah menjaga kehematan proses produksi, misalnya
seperti mematikan mesin fotocopy bila tidak digunakan, menghemat pemakaian
kertas, mengatur warna kejelasan dari pencetakan untuk menghemat pengeluaran
tinta mesin fotocopy dan lain sebagainya. Dan tidak lupa menyiasati kelancaran
proses produksi agar tidak mengecewakan para konsumen.
3.
Pemasaran
Pemasaran atau promosi merupakan hal yang
unik. Karena proses promosi ini bertujuan untuk menarik minat konsumen agar
memakai atau menggunakan barang dan jasa kita. Sehingga dalam proses
perjalanannya harus melalui pendekatan – pendekatan dua arah antara produsen
dengan konsumen. Artinya antara produsen dan konsumen harus saling mengenal.
Inilah konsep manajemen pemasaran yang baik untuk diterapkan dalam sebuah usaha
fotocopy. Walaupun proses promosi atau pemasaran dalam usaha fotocopy dirasa
kurang penting. Tapi dalam sebuah penerapan konsep manajemen yang baik,
pemasaran sangatlah penting untuk mengenalkan produk kita kepada konsumen.
Karena ada pepatah mengatakan Tak kenal maka tak sayang, jika produk kita tidak
dikenal maka sulit sekali untuk konsumen akan memakai produk kita. Proses
promosi yang mungkin dilakukan dalam sebuah usaha fotocopy seperti mengatur
letak posisi barang – barang yang dijual dalam sebuah etalase agar lebih
terlihat dengan jelas oleh konsumen, permainan harga diskon jika melalukan
banyak pembelian, penempatan kertas harga – harga barang dan jasa agar konsumen
dapat membandingkan harga tempat fotocopy kita dengan yang lain, memberikan
cinderamata seperti plastik, sticker, bon dan lain – lain yang bertuliskan nama
tempat fotocopy agar mereka selalu ingat dengan tempat fotocopy kita dan lain
sebagainya. Yang pasti proses promosi yang akan dilakukan mengundang minat
konsumen tertarik untuk mengunjungi tempat fotocopy tersebut.
4.
Sumber Daya Manusia (SDM)
Sumber daya manusia atau SDM mempunyai
peranan dalam mengatur semua pengelolaan yang terjadi didalam sebuah usaha.
Dalam prakteknya SDM merupakan kunci utama bagi tercapainya suatu tujuan. SDM
yang baik adalah yang berkualitas. Kualitas yang ada pada diri SDM sangat
dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik dapat dilihat dari lingkungan, teman
maupun keturunan. Maka penting bagi para pengusaha memilih dengan hati – hati
SDM – SDM nya, agar memperoleh keselarasan antara harapan produsen dengan
konsumen. Karena jika kita melihat dalam praktek usaha fotocopy, pengaruh SDM
dalam proses menarik perhatian konsumen sangat dilihat dari segi pelayanannya.
Jika pelayanan yang diberikan ramah dan sopan maka konsumen pun akan merasa
terpuaskan, sehingga mereka tidak segan – segan untuk kembali lagi. Untuk
sebuah usaha fotocopy, SDM yang diperlukan tidak kurang tidak lebih harus
mempunyai kepribadian yang baik serta fisik yang baik pula. Karena dalam
memberikan pelayanan para pegawai tersebut harus terlihat rapi, bersih, ramah
dan sopan. Sehingga menimbulkan kenyamanan antara konsumen dengan pegawai, baik
dalam proses transaksi maupun produksi.
Penerapan fungsi – fungsi manajemen dalam
usaha fotocopy
Fungsi Manajemen ialah berbagai jenis tugas
atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling
menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Banyak sekali
ahli yang mengemukakan tentang fungsi manajemen ini. Berikut uraian singkat
tentang fungsi manajemen yang paling banyak digunakan :
1.
Perencanaan ( Planning )
Perencanaan (Planning) ialah fungsi
manajemen yang harus bisa menjawab rumus SWIH. (WHAT) apa yang akan dilakukan,
(WHY) mengapa harus melakukan, (WHEN) kapan melakukan, (WHERE) dimana
melakukan, (WHO) siapa yang melakukan, (HOW) bagaimana cara melakukan.
Perencanaan program kerja, termasuk perencanaan anggaran, bukan merupakan hal
yang baru dalam memulai sebuah usaha fotocopy, baik perencanaan jangka pendek
maupun perencanaan jangka panjang. Namun, perencanaan perlu dilakukan untuk
perencanaan strategis, yaitu perencanaan menentukan hidup mati dan berkembang
tidaknya suatu usaha.
2.
Pengorganisasian ( Organizing )
Fungsi pengorganisasian termasuk fungsi
pengisian staf yang sesuai untuk setiap tugas atau kedudukan. Pengisian staf
atau karyawan perlu membedakan beberapa jenis karyawan, yang masing-masing
mempunyai tugas khas dan karakteristik sendiri-sendiri. Ada sekurang – kurangnya empat jenis karyawan
yang mempunyai tugas berbeda, adalah sebagai berikut:
- Karyawan supervisor adalah karyawan yang
mengatur semua kegiatan dan bertanggung jawab atas semua hal yang terjadi dalam
usaha fotocopy tersebut.
- Karyawan produksi adalah para pegawai
yang melakukan proses fotocopy.
- Karyawan maintenance adalah para pegawai
yang bertugas memperbaiki dan memeriksa peralatan teknis.
- Karyawan pramuniaga adalah para pegawai
yang melayani proses jual beli dan pengambilan barang – barang yang ingin
dibeli konsumen serta menjaga kebersihan tempat usaha.
Fungsi tugas pengorganisasian dan staf
termasuk perencanaan, rekrutmen, seleksi, pelatihan, pengembangan karir,
pembuatan rincian tugas (job description) dan kebutuhan tugas (job
requirement), penetapan otorisasi, menentukan organigram, menentukan hubungan lini
dan hubungan staf, menentukan rentang kendali (span of control), membuat
penilaian tugas dan jenjang tugas (job evaluation dan job establishment),
merencanakan kaderisasi dan sebagainya.
3.
Penggerakan ( Actuating )
Fungsi tugas penggerakan (actuating) adalah
tugas menggerakkan seluruh manusia yang bekerja didalam sebuah usaha fotocopy,
agar masing-masing bekerja sesuai dengan yang telah ditugaskan dengan semangat
dan kemampuan maksimal. Ini merupakan tantangan yang sangat besar bagi fungsi
manajemen karena menyangkut manusia, yang mempunyai keyakinan, harapan, sifat,
tingkat laku, emosi, kepuasan, pengembangan, dan akal budi serta menyangkut
hubungan antar pribadi. Oleh karena itu, banyak yang mengatakan bahwa fungsi
penggerakan adalah fungsi yang paling penting serta paling sulit dalam
keseluruhan fungsi manajemen. Fungsi penggerakan berada pada semua tingkat,
lokasi, dan bagian dalam bidang usaha fotocopy. Kemudian, fungsi penggerakan
meliputi memberikan motivasi, memimpin, menggerakkan, mengevaluasi kinerja
individu, memberikan imbal jasa dan sebagainya. Fungsi penggerakan
kadang-kadang diganti dengan istilah lain, misalnya fungsi kepemimpinan
(leading). Parameter pengukuran atau suatu alat yang seringkali digunakan untuk
membantu memahami kebutuhan manusia adalah hierarki kebutuhan yang dikembangkan
oleh AH Maslow. Hierarki mengenai lima
tingkat (kadang-kadang dibagi menjadi enam) yakni kebutuhan dasar manusia, dari
yang paling rendah sampai yang paling tinggi, sebagai berikut:
a. Kebutuhan fisiologis (physiological
need)
Lapar dan haus adalah kebutuhan yang paling
dasar bagi manusia dan harus dipenuhi terlebih dahulu sebelum semua kebutuhan
lainnya dipenuhi.
b. Kebutuhan keamanan (safety need)
Keamanan adalah tingkat kebutuhan kedua,
yaitu berupa pakaian, tempat perlindungan atau rumah tempat tinggal, dan
lingkungan yang menjamin keamanan seperti pekerjaan tetap, pensiun dan
asuransi.
c. Kebutuhan afeksi (affection need)
Termasuk dalam kebutuhan tingkat tiga
adalah pengakuan termasuk dalam lingkungan tertentu, bukan hanya lingkungan
keluarga, tetapi juga lungkungan social lainnya, seperti tempat kerja.
d. Kebutuhan penghargaan (esteem need)
Kebutuhan penghargaan berbentuk kebutuhan
penghargaan diri, rasa keberhasilan, dan pengakuan dari orang lain. Kebutuhan
akan status merupakan dorongan utama untuk mencapai keberhasilan lebih lanjut.
e. Kebutuhan aktualisasi diri
(self-actualization need)
Tingkat tertinggi kebutuhan manusia adalah
rasa pemenuhan diri, yaitu sumbangan optimalnya pada sesama manusia, suatu
realisasi penuh atas potensi diri manusia.
4.
Pengawasan ( Controlling )
Pengawasan adalah fungsi terakhir
manajemen, namun bukan berarti yang paling kurang penting. Pengawasan adalah
pengamatan dan pengukuran, apakah pelaksanaan dan hasil kerja sudah sesuai
dengan perencanaan atau tidak. Kalau tidak, apa kendalanya dan bagaimana
menghilangkan kendala agar hasil kerja dapat sesuai dengan yang diharapkan.
Fungsi pengawasan tidak harus dilakukan hanya setiap akhir tahun anggaran,
tetapi justru harus secara berkala dalam waktu yang lebih pendek, misalnya
setiap bulan, sehingga perbaikan yang perlu dilakukan tidak terlambat
dilaksanakan.
Kesimpulan dan Saran
Inti dari pembahasan ini adalah, apapun
usahanya besar ataupun kecil dalam penerapannya diusahakan menggunakan konsep
manjemen yang baik. Karena dengan konsep manjemen yang baik, dapat menyesuaikan
diri dari berbagai situasi dan kondisi yang sedang dihadapi. Serta mempunyai
arah dan tujuan yang ingin dicapai dari usaha tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
1. Manullang, M, Dasar – dasar manajemen,
Ghalia Indonesia, Jakarta, 1983.
2. Mohammad Abdul Mukhyi, Pengantar
manajemen umum, Penerbit Gunadarma, Depok, 1995.
3. http://www.e-dukasi.net
4.
http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/07/sejarah-ilmu-manajemen.html
5. http://ilmumanajemen.com
6. http://www.petra.ac.id
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar