PROPOSAL USAHA “LAYANAN DOKUMEN”

PROPOSAL USAHA

“LAYANAN DOKUMEN”

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Individu sebagai Tugas UAS

Mata Kuliah Kewirausahaan

Dosen Mata Kuliah

Disusun oleh :

DEWI SRI MASRIAH

092100801

PAI – D

SEMESTER 3

FAKULTAS TARBIYAH DAN ADAB

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN)

“SULTAN MAULANA HAASANUDDIN” BANTEN

TAHUN AKADEMIK 2010 / 2010

DAFTAR ISI

Daftar isi .........................................................................................................       i

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................       1 

1. Alasan Memilih Usaha ........................................................................       1
2. Bidang / Jenis Usaha ...........................................................................       1 
3. Alamat ................................................................................................       2 

BAB II USAHA ............................................................................................       3 

a)      Manajemen Pemasaran ........................................................................       3 

b)      Manajemen Keuangan ........................................................................       5 

c)      Manajemen Produksi ..........................................................................       6 

d)     Manajemen SDM ................................................................................       7 

BAB III ANALISIS SWOT DAN SOLUSI ................................................       8 

a.       Kekuatan Dan Kelemahan ..................................................................       8 

b.      Peluang Dan Tantangan ......................................................................       9 

c.       Solusi (cara penyelesaian masalah) .....................................................     10 

BAB IV PENUTUP .......................................................................................     12 

a)      Kesimpulan  ........................................................................................     12 

b)      Rekomendasi / saran ...........................................................................     12

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Alasan Memilih Usaha

Banyaknya aktivitas di masyarakat tidak terlepas dari yang namanya dokumen, surat menyurat, bukti otentik serta kegiatan – kegiatan lain baik yang dilakukan oleh instansi pemerintah, pelajar, ataupun masyarakat pada umumnya.

Untuk memenuhi kebutuhan masyarakat ataupun lembaga dalam suatu masyarakat ataupun perseorangan, jasa layanan duplikat dokumen menjadi alternatif untuk memperbanyak dokumen. Salah satu alternatif untuk memperbanyak dokumen tersebut adalah dengan fotocopy. Pentingnya peranan jasa layanan foto copy dapat membantu meringankan beban/tugas dalam memperbanyak duplikat suatu dokumen tertentu, dan hal ini sangat berpeluang untuk menjadi sumber usaha yang menjanjikan keuntungan yang tidak sedikit.

Bagi para pelaku usaha, kondisi yang perlu diperhatikan adalah mengenai bagaimana daya beli masyarakat di sekitar sehingga bisa memunculkan permintaan dari beberapa penawaran yang dilakukan oleh perusahaan. Apabila permintaan meningkat memungkinkan pasar menjadi potensial dan ketika kondisi permintaan menurun menyebabkan kondisi menjadi labil.

B.     Bidang / Jenis usaha

Unit usaha ini diberi nama “bundo copy service” karena bergerak dalam usaha layanan foto copy dan juga penyediaan berbagai alat tulis kantor. Layanan foto copy bundo ini amat cocok bila disandingkan dengan jasa layanan rental computer dan jasa layanan internet yang sudah dirintis oleh bundo.net yang sudah lebih dulu berkembang.

Nama organisasi         : bundo tech corporation

Jenis Organisasi           : Jasa layanan dokumen

Pemilik                        : Hj. Bahriah

Alamat                                    : jl. Kesawon Rt.01 / Rw. 01 kp. Kaligandu Masjid

                                     Telp (0254) 208358  Serang – Banten 

C.    Alamat

Bundo copy service ini beralamat :

Jalan                : kesawon

Rt / Rw           : 01 / 01

Desa                : Kaligandu Masjid

Kota                : Serang

Provinsi           : Banten

Negara             : Indonesia

Lokasi yang akan kami pilih untuk mendirikan bangunan sebagai tempat usaha foto copy adalah sebuah bangunan seluas 5 X 6 M2, lokasi tersebut dekat dengan lokasi beberapa instansi yakni :

§      SD NEGERI TERONDOL KOTA SERANG

§      SMP 17 KOTA SERANG

§      PLAY GROUP BINTANG KECIL

§      KANTOR KECAMATAN SERANG

§      KANTOR KELURAHAN SERANG

§      SD NEGERI CIPUTAT KOTA SERANG

§      KANTOR IMIGRASI KOTA SERANG

§      MADRASAH DINIYAH “ARRAHMAN” KALIGANDU

§      KANTOR LURAH TERONDOL

§      ALFA MART WARUNG JAUD

Sarana yang akan kami gunakan untuk menunjang kegiatan usaha kami adalah dengan memanfatkan : Meja, Kursi, Ruang Tunggu, Tempat parkir, dan tempat untuk mendisplay barang dagangan pelengkap layanan dokumen yakni alat tulis kantor yang mencakup penjualan berbagai macam peralatan menulis beserta barang-barang penunjang kegiatan tulis menulis lainnya.

BAB II

USAHA

a)      Manajemen Pemasaran

1.      Segmentasi

Yang menjadi segmen dari usaha foto copy adalah semua segmen pasar (umum)

b. Targeting

Yang menjadi target market adalah para pelajar SD, SMP, pegawai instansi pada khususnya dan masyarakat disekitarnya

c. Positioning

Kami ingin menciptakan image atau citra perusahaan di benak konsumen sebagai tempat foto copy yang berkualitas dengan harga yang pas.

2.      Permintaan

Perkembangan permintaan saat ini. Dewasa ini, kalau kita cermati, permintaan akan foto copy semakin meningkat seiring dengan meningkatnya kepentingan masyarakat dan meminimalisasi biaya.

3.      Penawaran

a. Perkembangan penawaran saat ini

Perkembangan penawaran disektor usaha foto copy pada saat ini memang umum di lingkungan kampus. Hal tersebut disebabkan karena sektor usaha ini sudah dibidik secara serius. Oleh karena itu, agar usaha foto copy menjadi lebih baik maka perlu peningkatan penawaran yang memberikan nilai lebih bagi konsumen dengan cara mendiskon harga dengan ketentuan yang berlaku

b. Prospek penawaran di masa yang akan datang

Mengingat adanya peluang yang besar dalam usaha foto copy pada masa yang akan datang, maka perlu adanya penawaran produk yang memberikan nilai lebih dan manfaat bagi konsumen. Penawaran tersebut akan semakin variatif (lebih banyak produk yang ditawarkan dalam hal ini tidak dimiliki oleh pesaing) maupun lebih kompetitif (dilihat dari kualitas kertas dan hasil copy harga dalam hal ini tidak terlalu diperhitungkan dikarenakan para pesaing juga melakukan banting harga) maka karena sudah ditunjang dengan perangkat teknologi informasi yang memberikan kemudahan dalam melakukan transaksi atau sebatas bertukar informasi.

4.      Program Pemasaran

a. Tingkat pelayanan

Kami menerapkan pendekatan dua arah antara produsen dengan konsumen. Artinya antara produsen dan konsumen harus saling mengenal. Inilah konsep manajemen pemasaran yang baik untuk diterapkan dalam sebuah usaha fotocopy. Dalam usaha ini kami memberikan layanan yang memuaskan melalui layanan langsung,pemesanan dan tepat waktu pekerjaan

b. Penetapan harga

Penetapan harga yang akan dilakukan adalah dengan menetapkan harga berdasarkan tingkat keberlangsungan usaha, dimana kami mencari keuntungan yang relative sehingga dapat menjalankan usaha secara kontinyu untuk meningkatkan pangsa pasar.

b)     Manajemen Keuangan

Dalam hal ini keuangan memegang peranan penting dalam memulai sebuah usaha, karena usaha apapun yang akan dijalankan tanpa modal takkan pernah terwujud. Tapi hal yang lebih penting lagi adalah pengelolaan keuangan yang baik. Pengelolaan keuangan yang baik, sangatlah penting untuk mencapai keuntungan atau laba yang diharapkan.

Pada dasarnya kondisi keuangan yang baik adalah, dimana pendapatan lebih besar dari pada pengeluaran. Karena jika pendapatan lebih kecil dari pengeluaran maka yang terjadi adalah rugi.

Dan yang kedua adalah menyiasati pengeluaran – pengeluaran yang tak terduga serperti halnya mesin fotocopy rusak tiba – tiba sehingga memerlukan perbaikan dengan dana yang lumayan jika harus diperbaiki ditempat servis, untuk menyiasatinya perlu diperhatikan kondisi mesin fotocopy dan tidak lupa untuk menyediakan peralatan – peralatan sparepart mesin fotocopy yang berguna untuk perbaikan.

Melakukan akumulasi penyusutan peralatan pada tiap bulan dapat menjadi solusi dalam mempersiapkan dana untuk keperluan perawatan mesin dan juga berfungsi untuk pengumpulan modal awal agar dapat kembali dan dapat digunakan sebagai modal untuk memperluas usaha.

c)      Manajemen Produksi

Proses produksi dalam sebuah usaha mempunyai peranan sebagai penghasil keuntungan. Karena hasil dari sebuah produksi merupakan produk yang akan dijual untuk mencapai hasil yang diharapkan yaitu berupa pendapatan. Proses produksi yang baik menghasilkan produk yang baik pula. Sehingga konsumen merasa terpuaskan dan dapat menarik kembali minat konsumen untuk menggunakannya lagi. Terlebih lagi dalam sebuah usaha fotocopy. Jika kita

1)      Proses produksi usaha

Proses produksi perusahaan meliputi rencana penjualan, rencana persediaan produk, penjadwalan pegawai dan penggajian, pengawasan kualitas, dan pengawasan biaya penjualan dan pemesanan.

2)      Kebutuhan bahan operasi

Kebutuhan bahan operasi foto copy dikelola oleh pimpinan mengenai kebutuhan bahan operasi yang meliputi pendanaan, jumlah produk dan kegiatan pemasaran. memberikan hasil produksi yang baik serta bahan – bahan seperti kertas yang berkualitas maka konsumen pun akan terpuaskan dan akan kembali atau dengan kata lain menjadi pelanggan tetap.

3)      Kegiatan perawatan mesin

mesin foto copy yang digunakan mempunyai umur ekonomis selama 4 th.Kegiatan perawatan mesin kami menggunakan tenaga ahli mesin sesuai dengan mesin – mesin yang kami gunakan. Misalnya perawatan mesin copy,perawatan dilakukan secara berkala dan berkelanjutan dengan menggunakan tenaga ahli dari mitra kerja kami.

d)     Manajemen Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia atau SDM mempunyai peranan dalam mengatur semua pengelolaan yang terjadi didalam sebuah usaha. Dalam prakteknya SDM merupakan kunci utama bagi tercapainya suatu tujuan. SDM yang baik adalah yang berkualitas. Kualitas yang ada pada diri SDM sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik dapat dilihat dari lingkungan, teman maupun keturunan.

1)      Struktur Organisasi

Bagan organisasi dibuat agar memudahkan mengenai kepemimpinan organisasi dan dalam pembagian pekerjaan sesuai dengan divisi masing – masing

2)      Jabatan dan uraian tugas

§      Pemilik

Berperan sebagai kasir dan sekaligus sebagai penaggung jawab opersional

§      Karyawan

Berperan sebagai pelaksana pengoperasian mesin foto copy sekaligus melayani konsumen

3)      Jam Kerja

Bundo copy service  menggunakan jam kerja hari senin s/d minggu dari jam 07.00 s/d 09.00

4)      Jumlah karyawan dan system penggajian yang tepat waktu

BAB III

ANALISIS SWOT DAN SOLUSI

Analisis SWOT merupakan salah satu metode untuk menggambarkan kondisi dan mengevaluasi suatu masalah, proyek atau konsep bisnis yang berdasarkan faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) yaitu Strengths, Weakness, Opportunities dan Threats. Metode ini paling sering digunakan dalam metode evaluasi bisnis untuk mencari strategi yang akan dilakukan. Analisis SWOT hanya menggambarkan situasi yang terjadi bukan sebagai pemecah masalah. Dalam usaha foto copy ini analisis SWOTnya meliputi :

a.      Kekuatan dan Kelemahan

1.      Strengths (kekuatan)

Kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada merupakan faktor yang terdapat dalam  tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis foto copy ini

-          Lokasi yang berdekatan dengan berbagai instansi yang sering menggunakan jasa layanan foto copy dan mempunyai daya beli terhadap alat tulis kantor

-          Adanya pemasok kertas yang berkualitas dengan harga yang hemat

2.      Weakness (kelemahan)

Kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada. merupakan faktor yang terdapat dalam  tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

-          Penetapan harga kurang mampu bersaing dikarenakan usaha baru berdiri

-          Belum adanya pelanggan tetap

-          Sebelumnya tidak mempunyai pengalaman mengenai bisnis foto copy

b.      Peluang dan tantangan

1.      Opportunities (peluang)

Merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.

-          Bundo copy service bergabung dengan pengusaha foto copy tingkat daerah serang

-          Bundo copy service bergabung dengan bisnis foto copy dalam situs jejaring sosial www.facebook.com dan www.kaskus.us untuk mencari peluang lebih banyak

2.      Threats (ancaman/tantangan)

Kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

-          Adanya pesaing dengan tawaran harga dibawah harga bundo copy service

-          Layanan dan mutu yang ditawarkan pesaing lebih dapat membuat konsumen merasa nyaman

-          Daya listrik bundo copy service tidak mencukupi dalam pelaksanaan operasionalnya

c.       Solusi (cara penyelesaian masalah)

Dengan mengetahui kekuatan dan kelemahan saya melakukan strategi untuk meningkatkan kemampuan saya dalam layanan foto copy.  Strategi yang yang memungkinkan yaitu dengan mengurangi faktor weakness dan meningkatkan strength saya dalam pelayanan, serta memanfaatkan peluang dan menghadapi tantangan dengan cara meningkatkan pelayanan prima demi terciptanya customer satisfaction. Caranya yaitu :

1.      Strengths (kekuatan)

Peningkatannya yaitu :

v      Membuat tampilan tempat usaha semenarik mungkin dengan menerapkan prinsip AIDAS

-          Attention = menimbulkan perhatian konsumen

-          Interest = menimbulkan keinginan dalam benak konsumen untuk memilih bundo copy service sebagai tempat yang tepat

-          Desire = menciptakan keinginan dalam benak konsumen bahwa bundo copy service dapat menyelesaikan pesanan

-          Action = aksi bundo copy service dalam menyelesaikan pesanan konsumen dengan rapi dan tepat waktu sesuai keinginan konsumen

-          Satisfaction = kepuasan pelanggan yang dirasakan pelanggan atas layanan yang diberikan bundo copy service

2.      Weakness (kelemahan)

Cara menguranginya adalah :

-          Menetapkan harga murah dengan kualitas mahal.

-          Mencari pelanggan dengan cara promosi.

-          Banyak menjalin relasi dengan pengusaha foto copy yang sudah sukses untuk dapat dijadikan rujukan pengalaman dan solusi nyata yang sebelumnya telah di terapkan.

3.      Opportunities (peluang)

Cara memanfaatkannya yaitu :

-          Ikut bergabung dalam akun bisnis usaha online via facebook

-          Menjadi anggota kaskus dengan bergabung dengan forum jual beli kaskus

4.      Threats (ancaman/tantangan)

Cara menghadapinya dengan cara meningkatkan pelayanan prima demi terciptanya customer satisfaction, yakni :

-          Menetapkan kebijakan harga harga yang murah tiaplembarnya akan tetapi pelanggan berhak mendapatkan harga khusus jika melakukan pesanan lebih dari 100 eksemplar, berlaku kelipatan.

-          Peningkatan pelayanan prima dengan sikap ramah terhadap pelanggan.

-          Menambah daya listrik yang mencukupi untuk melakukan operasional bundo copy service

BAB IV

PENUTUP

a)      Kesimpulan

Dari hasil analisis beberapa faktor, ternyata usaha fotocopy mampu memberikan hasil yang baik dan dapat dikatakan layak untuk dijalankan. Mengingat adanya peluang yang besar dalam usaha foto copy pada masa yang akan datang Dewasa ini, kalau kita cermati, permintaan akan foto copy semakin meningkat seiring dengan meningkatnya kepentingan masyarakat dan dapat meminimalisasi biaya.

Penggunaan konsep manjemen yang baik dapat menyesuaikan diri dari berbagai situasi dan kondisi yang sedang dihadapi. Serta mempunyai arah dan tujuan yang ingin dicapai dari usaha tersebut. Merupakan serangkaian kiat sukses dalam berbagai jenis usaha.

b)     Rekomendasi / Saran

Dalam menjalankan usaha fotocopy, yang perlu untuk diperhatikan adalah mengenai bagaimana :

ü        menjaga kualitas hasil fotocopy yang baik.

ü        menjaga stabilitas stock kertas dan tinta yang memadai

ü        mencari segmen yang tepat.juga menentukan harga dalam harga pasar.

 

FUNGSI MANAJEMEN UMUM DALAM MANAJEMEN USAHA FOTOCOPY

Pendahuluan

Seiring berkembangnya teknologi yang semakin pesat, persaingan bisnis pun semakin ketat. Banyak para pelaku bisnis yang tersingkirkan dari usaha – usaha yang telah digelutinya sekian lama. Banyak sekali ragam penyebab terjadinya persaingan tersebut. Mulai dari manajemennya yang kurang baik, teknologi yang kurang inovatif, sumber daya manusia yang kurang bermutu dan lain sebagainya yang kurang memadai dalam menunjang kemajuan bisnis. Hal ini membuat para pelaku bisnis berfikir dua kali untuk mencari peluang usaha baru, yang bisa diandalkan. Dari kejadian tersebut banyak sekali yang harus dipertimbangkan dalam memulai sebuah usaha baru. Hal utama yang harus dipertimbangkan dalam memulai sebuah usaha adalah pengelolaan usaha dari segi keuangannya, produksi, pemasaran, dan sumber daya manusianya. Kemudian setelah itu penerapan konsep manajemen usaha tersebut. Karena fungsi dari manajemen itu sendiri membuat para pengusaha dapat mengatur, membimbing dan memimpin semua orang yang menjadi pembantunya. Sehingga usaha yang sedang digarap dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Apapun usaha baru yang akan dibuat, dalam penerapannya ketika dikelola dengan sebuah konsep manjemen yang baik maka hasilnya pun akan mempunyai arah dan tujuan. Sebab konsep manajemen itu sendiri sangat fleksibel, karena dapat menyesuaikan diri dengan berbagai situasi dan kondisi yang sedang dihadapi. Maka dari itu penulis mencoba untuk memberikan sebuah contoh sederhana, penerapan ilmu manajemen dalam sebuah tindakan nyata. Walaupun banyak sekali usaha – usaha yang sedang gencar – gencarnya digeluti oleh para pelaku bisnis, mulai usaha kecil – kecilan sampai usaha dengan modal yang sangat besar. Maka penulis mengambil contoh penerapan manajemen dalam memulai sebuah usaha fotocopy. Karena penulis melihat usaha fotocopy akhir – akhir ini mengalami peningkatan yang signifikan, baik dari jumlahnya yang bertambah sampai ragam usahanya yang dikembangkan menjadi TOSERBA (Toko serba ada) yang penggunaan mesin fotocopy disana hanya sebagai pelengkap saja.

Pengelolaan dasar usaha fotocopy

Usaha fotocopy yang banyak ditemui disekitar kita, sangatlah beraneka ragam sehingga membuat para pengelola harus berfikir panjang untuk menyiasati konsep pengelolaan yang baik. Dilihat dari segi pengelolaannya, maka terdapat 4 hal utama yang harus disiasati pengelolaannya:

   1. Keuangan

Dalam hal ini keuangan memegang peranan penting dalam memulai sebuah usaha, karena usaha apapun yang akan dijalankan tanpa modal takkan pernah terwujud. Tapi hal yang lebih penting lagi adalah pengelolaan keuangan yang baik. Pengelolaan keuangan yang baik, sangatlah penting untuk mencapai keuntungan atau laba yang diharapkan. Pada dasarnya kondisi keuangan yang baik adalah, dimana pendapatan lebih besar dari pada pengeluaran. Karena jika pendapatan lebih kecil dari pengeluaran maka yang terjadi adalah rugi. Dan yang kedua adalah menyiasati pengeluaran – pengeluaran yang tak terduga serperti halnya mesin fotocopy rusak tiba – tiba sehingga memerlukan perbaikan dengan dana yang lumayan jika harus diperbaiki ditempat servis, untuk menyiasatinya perlu diperhatikan kondisi mesin fotocopy dan tidak lupa untuk menyediakan peralatan – peralatan sparepart mesin fotocopy yang berguna untuk perbaikan.

   2. Produksi

Proses produksi dalam sebuah usaha mempunyai peranan sebagai penghasil keuntungan. Karena hasil dari sebuah produksi merupakan produk yang akan dijual untuk mencapai hasil yang diharapkan yaitu berupa pendapatan. Proses produksi yang baik menghasilkan produk yang baik pula. Sehingga konsumen merasa terpuaskan dan dapat menarik kembali minat konsumen untuk menggunakannya lagi. Terlebih lagi dalam sebuah usaha fotocopy. Jika kita memberikan hasil produksi yang baik serta bahan – bahan seperti kertas yang berkualitas maka konsumen pun akan terpuaskan dan akan kembali atau dengan kata lain menjadi pelanggan tetap. Serta tidak lupa hal yang paling penting untuk disiasati adalah menjaga kehematan proses produksi, misalnya seperti mematikan mesin fotocopy bila tidak digunakan, menghemat pemakaian kertas, mengatur warna kejelasan dari pencetakan untuk menghemat pengeluaran tinta mesin fotocopy dan lain sebagainya. Dan tidak lupa menyiasati kelancaran proses produksi agar tidak mengecewakan para konsumen.

   3. Pemasaran

Pemasaran atau promosi merupakan hal yang unik. Karena proses promosi ini bertujuan untuk menarik minat konsumen agar memakai atau menggunakan barang dan jasa kita. Sehingga dalam proses perjalanannya harus melalui pendekatan – pendekatan dua arah antara produsen dengan konsumen. Artinya antara produsen dan konsumen harus saling mengenal. Inilah konsep manajemen pemasaran yang baik untuk diterapkan dalam sebuah usaha fotocopy. Walaupun proses promosi atau pemasaran dalam usaha fotocopy dirasa kurang penting. Tapi dalam sebuah penerapan konsep manajemen yang baik, pemasaran sangatlah penting untuk mengenalkan produk kita kepada konsumen. Karena ada pepatah mengatakan Tak kenal maka tak sayang, jika produk kita tidak dikenal maka sulit sekali untuk konsumen akan memakai produk kita. Proses promosi yang mungkin dilakukan dalam sebuah usaha fotocopy seperti mengatur letak posisi barang – barang yang dijual dalam sebuah etalase agar lebih terlihat dengan jelas oleh konsumen, permainan harga diskon jika melalukan banyak pembelian, penempatan kertas harga – harga barang dan jasa agar konsumen dapat membandingkan harga tempat fotocopy kita dengan yang lain, memberikan cinderamata seperti plastik, sticker, bon dan lain – lain yang bertuliskan nama tempat fotocopy agar mereka selalu ingat dengan tempat fotocopy kita dan lain sebagainya. Yang pasti proses promosi yang akan dilakukan mengundang minat konsumen tertarik untuk mengunjungi tempat fotocopy tersebut.

   4. Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber daya manusia atau SDM mempunyai peranan dalam mengatur semua pengelolaan yang terjadi didalam sebuah usaha. Dalam prakteknya SDM merupakan kunci utama bagi tercapainya suatu tujuan. SDM yang baik adalah yang berkualitas. Kualitas yang ada pada diri SDM sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik dapat dilihat dari lingkungan, teman maupun keturunan. Maka penting bagi para pengusaha memilih dengan hati – hati SDM – SDM nya, agar memperoleh keselarasan antara harapan produsen dengan konsumen. Karena jika kita melihat dalam praktek usaha fotocopy, pengaruh SDM dalam proses menarik perhatian konsumen sangat dilihat dari segi pelayanannya. Jika pelayanan yang diberikan ramah dan sopan maka konsumen pun akan merasa terpuaskan, sehingga mereka tidak segan – segan untuk kembali lagi. Untuk sebuah usaha fotocopy, SDM yang diperlukan tidak kurang tidak lebih harus mempunyai kepribadian yang baik serta fisik yang baik pula. Karena dalam memberikan pelayanan para pegawai tersebut harus terlihat rapi, bersih, ramah dan sopan. Sehingga menimbulkan kenyamanan antara konsumen dengan pegawai, baik dalam proses transaksi maupun produksi.

Penerapan fungsi – fungsi manajemen dalam usaha fotocopy

Fungsi Manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Banyak sekali ahli yang mengemukakan tentang fungsi manajemen ini. Berikut uraian singkat tentang fungsi manajemen yang paling banyak digunakan :

   1. Perencanaan ( Planning )

Perencanaan (Planning) ialah fungsi manajemen yang harus bisa menjawab rumus SWIH. (WHAT) apa yang akan dilakukan, (WHY) mengapa harus melakukan, (WHEN) kapan melakukan, (WHERE) dimana melakukan, (WHO) siapa yang melakukan, (HOW) bagaimana cara melakukan. Perencanaan program kerja, termasuk perencanaan anggaran, bukan merupakan hal yang baru dalam memulai sebuah usaha fotocopy, baik perencanaan jangka pendek maupun perencanaan jangka panjang. Namun, perencanaan perlu dilakukan untuk perencanaan strategis, yaitu perencanaan menentukan hidup mati dan berkembang tidaknya suatu usaha.

   2. Pengorganisasian ( Organizing )

Fungsi pengorganisasian termasuk fungsi pengisian staf yang sesuai untuk setiap tugas atau kedudukan. Pengisian staf atau karyawan perlu membedakan beberapa jenis karyawan, yang masing-masing mempunyai tugas khas dan karakteristik sendiri-sendiri. Ada sekurang – kurangnya empat jenis karyawan yang mempunyai tugas berbeda, adalah sebagai berikut:

- Karyawan supervisor adalah karyawan yang mengatur semua kegiatan dan bertanggung jawab atas semua hal yang terjadi dalam usaha fotocopy tersebut.

- Karyawan produksi adalah para pegawai yang melakukan proses fotocopy.

- Karyawan maintenance adalah para pegawai yang bertugas memperbaiki dan memeriksa peralatan teknis.

- Karyawan pramuniaga adalah para pegawai yang melayani proses jual beli dan pengambilan barang – barang yang ingin dibeli konsumen serta menjaga kebersihan tempat usaha.

Fungsi tugas pengorganisasian dan staf termasuk perencanaan, rekrutmen, seleksi, pelatihan, pengembangan karir, pembuatan rincian tugas (job description) dan kebutuhan tugas (job requirement), penetapan otorisasi, menentukan organigram, menentukan hubungan lini dan hubungan staf, menentukan rentang kendali (span of control), membuat penilaian tugas dan jenjang tugas (job evaluation dan job establishment), merencanakan kaderisasi dan sebagainya.

   3. Penggerakan ( Actuating )

Fungsi tugas penggerakan (actuating) adalah tugas menggerakkan seluruh manusia yang bekerja didalam sebuah usaha fotocopy, agar masing-masing bekerja sesuai dengan yang telah ditugaskan dengan semangat dan kemampuan maksimal. Ini merupakan tantangan yang sangat besar bagi fungsi manajemen karena menyangkut manusia, yang mempunyai keyakinan, harapan, sifat, tingkat laku, emosi, kepuasan, pengembangan, dan akal budi serta menyangkut hubungan antar pribadi. Oleh karena itu, banyak yang mengatakan bahwa fungsi penggerakan adalah fungsi yang paling penting serta paling sulit dalam keseluruhan fungsi manajemen. Fungsi penggerakan berada pada semua tingkat, lokasi, dan bagian dalam bidang usaha fotocopy. Kemudian, fungsi penggerakan meliputi memberikan motivasi, memimpin, menggerakkan, mengevaluasi kinerja individu, memberikan imbal jasa dan sebagainya. Fungsi penggerakan kadang-kadang diganti dengan istilah lain, misalnya fungsi kepemimpinan (leading). Parameter pengukuran atau suatu alat yang seringkali digunakan untuk membantu memahami kebutuhan manusia adalah hierarki kebutuhan yang dikembangkan oleh AH Maslow. Hierarki mengenai lima tingkat (kadang-kadang dibagi menjadi enam) yakni kebutuhan dasar manusia, dari yang paling rendah sampai yang paling tinggi, sebagai berikut:

a. Kebutuhan fisiologis (physiological need)

Lapar dan haus adalah kebutuhan yang paling dasar bagi manusia dan harus dipenuhi terlebih dahulu sebelum semua kebutuhan lainnya dipenuhi.

b. Kebutuhan keamanan (safety need)

Keamanan adalah tingkat kebutuhan kedua, yaitu berupa pakaian, tempat perlindungan atau rumah tempat tinggal, dan lingkungan yang menjamin keamanan seperti pekerjaan tetap, pensiun dan asuransi.

c. Kebutuhan afeksi (affection need)

Termasuk dalam kebutuhan tingkat tiga adalah pengakuan termasuk dalam lingkungan tertentu, bukan hanya lingkungan keluarga, tetapi juga lungkungan social lainnya, seperti tempat kerja.

d. Kebutuhan penghargaan (esteem need)

Kebutuhan penghargaan berbentuk kebutuhan penghargaan diri, rasa keberhasilan, dan pengakuan dari orang lain. Kebutuhan akan status merupakan dorongan utama untuk mencapai keberhasilan lebih lanjut.

e. Kebutuhan aktualisasi diri (self-actualization need)

Tingkat tertinggi kebutuhan manusia adalah rasa pemenuhan diri, yaitu sumbangan optimalnya pada sesama manusia, suatu realisasi penuh atas potensi diri manusia.

   4. Pengawasan ( Controlling )

Pengawasan adalah fungsi terakhir manajemen, namun bukan berarti yang paling kurang penting. Pengawasan adalah pengamatan dan pengukuran, apakah pelaksanaan dan hasil kerja sudah sesuai dengan perencanaan atau tidak. Kalau tidak, apa kendalanya dan bagaimana menghilangkan kendala agar hasil kerja dapat sesuai dengan yang diharapkan. Fungsi pengawasan tidak harus dilakukan hanya setiap akhir tahun anggaran, tetapi justru harus secara berkala dalam waktu yang lebih pendek, misalnya setiap bulan, sehingga perbaikan yang perlu dilakukan tidak terlambat dilaksanakan.

Kesimpulan dan Saran

Inti dari pembahasan ini adalah, apapun usahanya besar ataupun kecil dalam penerapannya diusahakan menggunakan konsep manjemen yang baik. Karena dengan konsep manjemen yang baik, dapat menyesuaikan diri dari berbagai situasi dan kondisi yang sedang dihadapi. Serta mempunyai arah dan tujuan yang ingin dicapai dari usaha tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

1. Manullang, M, Dasar – dasar manajemen, Ghalia Indonesia, Jakarta, 1983.

2. Mohammad Abdul Mukhyi, Pengantar manajemen umum, Penerbit Gunadarma, Depok, 1995.

3. http://www.e-dukasi.net

4. http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/07/sejarah-ilmu-manajemen.html

5. http://ilmumanajemen.com

6. http://www.petra.ac.id

7. http://www.itb.ac.id

Sumber :

http://ringgodoank.blogspot.com/2009/10/fungsi-manajemen-umum-dalam-manajemen.html